برای گرفتن وقت سفارت می‌توانید با مراجعه به سایت سفارت مقصد فرم مربوط به وقت سفارت را تکمیل و ارسال کنید. پس از آن سفارت زمانی را برای مراجعه شما به سفارت تعیین می‌کند که هر فرد باید با مدارک خودش در زمان تعیین شده به سفارت مراجعه کند. در بعضی سفارت‌ها نیز ممکن است نیاز به مراجعه حضوری برای گرفتن وقت سفارت باشد.

توصیه ما به شما این است که گرفتن وقت سفارت را به ما در ویزا شی بسپارید تا این مرحله را بدون نگرانی طی کنید.

همراه با وقت سفارت، فرمی بعنوان فرم درخواست وقت سفارت ارائه می‌شود که باید با دقت پر کنید و برای سفارت از طریق ایمیل یا پست ارسال کنید تا در جواب آن به شما روز و ساعتی که باید به سفارت مراجعه کنید ارائه شود.

شما با توجه به ویزای درخواستی خود، باید با افسران ویزای کشور مقصد مصاحبه کنید. حالا بسته به کشور مقصدتان، یا باید با افسران ویزا مصاحبه کنید و یا فقط برای تحویل مدارک و انگشت نگاری به سفارت و یا کارگزاری مراجعه کنید. به دلیل ازدیاد درخواست متقاضیان ویزا، سفارت خانه‌ها و کنسولگری‌ها تصمیم گرفتند تا برای جلوگیری از شلوغی و ازدحام متقاضیان، سیستم تعیین وقت سفارت را پیاده سازی کنند.

وقت سفارت در اصل همان نوبت بانکی است. با این تفاوت که چند دقیقه و یا چند ساعت بعد نوبت شما فرا نمی‌رسد بلکه ممکن است، ۱ روز، ۱ ماه و حتی ۱ سال بعد نوبت مراجعه شما به سفارت فرا برسد.

تصور کنید می خواهید در یک سمینار در کشور انگلستان شرکت کنید. شما به این سمینار دعوت شده اید و باید در تاریخی مشخص در این سمینار شرکت کنید.

وقت فوری را باید در زمانی که نیاز هست به سفارت برای اخذ ویزا مراجعه کنید باید دریافت کنید. وقت فوری به شما این امکان را می دهد تا در کمتر از دو هفته به سفارت وارد شوید. در غیر این صورت با گرفتن وقت عادی می توان در بازه زمانی بیشتری به سفارت مراجعه کنید. در برخی موارد هزینه وقت سفارت در دو حالت به یک میزان است.

وقت عادی زمانی کاربرد دارد که عجله ای برای سفر نداشته باشید و در حقیقت برنامه مشخصی برای سفر نداشته باشید. در این صورت زمان بیشتری برای سفر خواهید داشت و می توانید در این مدت به جمع آوری مدارک و ترجمه آن ها اقدام نمایید. در این حالت زمان بیشتری برای مراجعه خواهید داشت.

این کار، فقط بر اساس تجربه به دست می‌آید. اگر می‌خواهید به وقت‌های خالی سفارت هر کشوری دست پیدا کنید، باید در روز‌های مختلف و در ساعات مختلف روزانه به سایت تعیین وقت سفارت کشور مورد نظر وارد شوید تا با الگوریتم آن به طور کامل آشنایی پیدا کنید.

برای اخذ وقت فوری باید هزینه اخذ وقت سفارت بیشتری را بپردازید. در حقیقت با پرداخت هزینه بیشتر زمان می خرید. به این ترتیب می توانید در کمترین زمان ممکن به سفارت وارد شوید. البته در این میان باید هزینه های مربوط به صدور ویزا و انگشت نگاری را نیز به سفارت بپردازید.

با توجه به کشوری که برای سفر انتخاب می کنید، این هزینه نیز متفاوت است.

معمولا سفارت ها بین یک تا دو ماه وقت های خود را پر میکنند. برای همین اگر تصمیم داریم که مثلا 3 ماه دیگر به کشور مورد نظر سفر کنیم در این تاریخ اقدام به گرفتن وقت سفارت کنیم.